Konferencje biznesowe w hotelu to bardzo dobre rozwiązanie
Praca

Jak wybrać dobry hotel na konferencje? – 7 przydatnych wskazówek

Organizacja konferencji w hotelach konkuruje już tylko z konferencją w ośrodku wyposażonym w ekran 3D, sprzętem do symultanicznego tłumaczenia i widownią na 500 osób. Wszystkie zdarzenia poniżej tej wersji można przygotować w wysokiej klasy hotelu. Kiedy zdecydować się na hotel a kiedy na centrum konferencyjne, jakie kryteria uruchomić do wyboru optymalnego hotelu? Co musi posiadać hotel, by wszyscy uczestnicy uznali go za optymalny wybór?

Po pierwsze lokalizacja

Lokalizacja hotelu, w którym ma odbyć się konferencja to jeden z najważniejszych kryteriów wyboru. Jeżeli konferencja potrwa jeden dzień, niezwykle istotny dla uczestników będzie dojazd do niego i sposób wydostania się np. na późny pociąg czy poranny samolot. Gdy konferencja zaplanowana jest na dłużej niż jeden dzień lokalizacja hotelu ma jeszcze większe znaczenie. Jeżeli dojazd jest mocno skomplikowany dla uczestników, tym bardziej należy zadbać o jakość lokalizacji.
I nie ma tu większego znaczenia czy są to góry, jeziora, czy morze. Najważniejsze, by miejsce konferencji oferowało atrakcje wolnego czasu, które zrekompensują wszelkie ewentualne niedogodności czy trudy udziału w samej konferencji. Najlepszy wyborem jest połączenie atrakcji w samym hotelu z tymi na zewnątrz, choćby w samym kompleksie, ale umożliwiającym odpoczynek po całym dniu również na łonie natury.
Idealny hotel do przeprowadzenia konferencji powinien charakteryzować się:

  1. dobrą lokalizacją,
  2. optymalnym dojazdem,
  3. obszernymi salami,
  4. profesjonalnym wyposażeniem konferencyjnym,
  5. obecnością basenu i SPA,
  6. wygodnym rozkładem,
  7. profesjonalną obsługą.

Hotelowy basen i atrakcyjne SPA

Ogromnym atutem hotelu, który ubiega się o organizację konferencji jest posiadanie basenu oraz usług SPA. Uczestnicy zdarzenia, po wielu godzinach spędzonych w pozycji siedzącej, niezwykle chętnie korzystają z wieczornego czy porannego pływania. Dobre SPA hotelowe oferujące różnego rodzaju sauny, jacuzzi, bicze wodne oraz usługi beauty spotyka się zawsze z powszechnym zainteresowaniem. Bardzo często goście zaproszeni do udziału w konferencjach odbywających się w hotelu przedłużają swój pobyt na weekend, by wykorzystać w pełni potencjał wypoczynkowy obiektu.

Konferencja powinna być w dużym pomieszczeniu, przystosowanym do takich wydarzeń

Sala konferencyjna z profesjonalnym wyposażeniem, klimatyzacją oraz Wifi

Najważniejszym kryterium wyboru hotelu dla potrzeb organizacji konferencji jest wygląd i wyposażenie sali, ale też recepcji czy mniejszych salek przeznaczonych dla paneli tematycznych czy warsztatów. Dobry hotel, który jest przystosowany do organizacji wydarzeń, posiada zwykle więcej niż jedną salę konferencyjną. Zwykle jest to kompleks sal różnej wielkości, które można ze sobą łączyć w zależności od ilości uczestników. To najlepsze rozwiązanie, wygodne dla organizatora, który może nawet jeżeli nie zwiększyć pulę miejsc, to na pewno ją zmniejszyć, obniżając sobie koszty.
Jednak hotelowa sala konferencyjna musi być najwyższej jakości. Nie ma mowy o zużytych krzesłach czy wydeptanej wykładzinie. Również sprzęt nagłaśniający, urządzenia IT powinny być wysokiej jakości. Czasem organizator potrzebuje też niewielkiego podestu czy doświetlenia. Optymalnie jest, gdy to hotel posiada podstawowe urządzenia i materiały, bez potrzeby zatrudniania firm z zewnątrz. Idealnym przykładem może być Hotel Stare Kino, który posiada w swej ofercie możliwość organizacji konferencji w iście filmowym klimacie. Profesjonalne sale konferencyjne posiadają wszelkie wymagane sprzęty, a industrialny design nadaje filmowego charakteru. Hotel oferuje również atrakcyjne ceny apartamentów dla uczestników konferencji i szkoleń. Więcej informacji znajdziesz na stronie https://www.cinemahotel.pl/.

Logistyka poruszania się

Ważnym argumentem w wyborze danego obiektu hotelowego jest logistyka przestrzeni wewnątrz hotelu. Każda tego rodzaju zdarzenie wymaga przestrzegania określonych reguł. Na początek potrzebna jest odrębna recepcja do akredytacji, wydania materiałów czy zakwaterowania. Z recepcji musi prowadzić droga do wszystkich zaangażowanych pomieszczeń, ważne jest również miejsce na coffee break czy najkrótsza droga prowadząca do miejsca kolejnych posiłków.

Profesjonalna obsługa konferencji

Ogromne znaczenie dla powodzenia konferencji ma profesjonalizm obsługi hotelowej. To ogromna pomoc dla organizatorów, który mogą przenieść na nią ważną część logistyki obsługi uczestników. Znajomość języków, doskonałe opanowanie narzędzi konferencyjnych, dyskrecja i tempo mogą zadecydować o tempie i przebiegu kolejnych części zdarzenia. To samo dotyczy obsługi gastronomicznej i jakości samego jedzenia.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.